Gửi email hàng loạt trong Outlook rất đơn giản và miễn phí. Chúng tôi sẽ chỉ cho bạn cách sử dụng phối thư để gửi email được cá nhân hóa trong Outlook – và chúng tôi sẽ giải thích lý do tại sao bạn nên sử dụng dịch vụ tiếp thị qua email để thay thế.
Gửi email hàng loạt là khi bạn gửi một email đến nhiều địa chỉ email trong danh sách liên hệ của mình.
Việc thêm vô số địa chỉ email vào CC hoặc BCC của bản nháp email của bạn rất tẻ nhạt, tốn thời gian và có nguy cơ làm lộ thông tin liên hệ cá nhân của người nhận email của bạn.
Sử dụng tính năng trộn thư trong Outlook để gửi email hàng loạt đến các liên hệ email của bạn một cách nhanh chóng. Trộn thư cũng cho phép bạn gửi thư được cá nhân hóa tới từng người nhận email.
Cách gửi email hàng loạt trong Outlook
Chúng tôi thực sự khuyên bạn nên sử dụng phần mềm tiếp thị email chuyên nghiệp để giúp bạn gửi email được cá nhân hóa – để bạn có thể hưởng lợi từ các công cụ tiếp thị nâng cao như phân đoạn email và mẫu thiết kế email.
Sử dụng phối thư Outlook vẫn là một lựa chọn tốt nếu bạn chỉ quan tâm đến việc gửi một vài thư hàng loạt.
Dưới đây là 5 bước đơn giản bạn có thể sử dụng để gửi email hàng loạt được cá nhân hóa trong Outlook:
Bước 1: Soạn thảo tin nhắn của bạn trong Microsoft Word
Mở Word và viết phần nội dung của email.
Nếu bạn đã bao gồm hình ảnh hoặc GIF và muốn biết chúng trông như thế nào trong email, hãy chọn tab Xem trong dải băng menu và chuyển sang Bố cục Web.
Bước 2: Bắt đầu trộn thư
Khi bản nháp email của bạn đã sẵn sàng, bạn có thể chuyển sang bước tiếp theo.
Bấm vào tab Gửi thư trong dải băng menu và chọn tùy chọn Start Mail Merge.
Trong trình đơn thả xuống, chọn Tin nhắn e-mail.
Lưu ý : Bạn sẽ thấy một hộp làm nổi bật biểu tượng menu Thư điện tử vào lần tới khi bạn chọn Bắt đầu trộn thư để cho biết rằng bạn đã bật tùy chọn đó.
Bước 3: Chọn người nhận email của bạn
Trong tab Gửi thư, chọn Chọn Người nhận.
Bạn sẽ thấy danh sách thả xuống gồm ba tùy chọn bao gồm:
- Nhập một danh sách mới
- Sử dụng một danh sách hiện có
- Chọn từ Danh bạ Outlook
Đây là cách mỗi tùy chọn hoạt động:
Nhập danh sách mới : Cho phép bạn nhập chi tiết liên hệ của danh sách email mới theo cách thủ công.
Sử dụng Danh sách Hiện có : Nhập danh bạ từ một tệp riêng biệt. Đối với tùy chọn này, bạn sẽ phải sắp xếp dữ liệu liên hệ của mình trong bảng tính (tệp .cvs) hoặc cơ sở dữ liệu có ít nhất ba cột (Tên, Họ, Địa chỉ email).
Chọn từ Danh bạ Outlook: Chọn người nhận email của bạn từ danh sách liên hệ MS Outlook (còn gọi là sổ địa chỉ của bạn). Điều này bao gồm các địa chỉ email bạn đã liên hệ trước đây qua Outlook.
Thêm cột “Địa chỉ email” nếu bạn chưa có bằng cách chọn Tùy chỉnh cột .
Dọn dẹp danh sách liên lạc của bạn bằng cách chỉnh sửa các mục nhập (nhấp đúp chuột vào bất kỳ cột nào). Bạn cũng có thể thêm hoặc xóa các mục theo cách thủ công.
Nhấp vào OK để lưu danh sách địa chỉ mới của bạn dưới dạng tệp trên máy tính của bạn. Mọi danh sách địa chỉ mới sẽ được lưu trữ trong ‘…\Documents\My Data Sources’ theo mặc định.
Bước 4: Cá nhân hóa tin nhắn của bạn
Bây giờ bạn đã thêm những người đăng ký vào danh sách người nhận của mình, bạn có thể tùy chỉnh tin nhắn của mình ở cấp độ cá nhân.
Dòng chào mừng : cho phép bạn tùy chỉnh email của mình bằng cách thay đổi địa chỉ chính thức và quy ước đặt tên của dòng đầu tiên trong email của bạn.
Chuyển đến tab Gửi thư và chọn Dòng chào mừng.
Khi bạn đã thực hiện các thay đổi mà mình hài lòng, hãy nhấp vào OK .
Insert Merge Field : cho phép bạn thêm bất kỳ mục nhập cột nào trong danh sách người nhận dưới dạng trường động trong email của mình.
Chuyển đến tab Gửi thư và chọn Insert Merge Field.
Ví dụ: cột “Công ty” có thể thay thế cho tên của doanh nghiệp mà người nhận email của bạn đại diện.
Sắp xếp các trường chèn mới “«»” có dấu ngoặc kép ở những khu vực mà bạn cảm thấy vừa vặn.
Bước 5: Kết thúc & Hợp nhất
Với tính năng cá nhân hóa được tích hợp sẵn, bạn đã sẵn sàng gửi thư hàng loạt đầu tiên của mình. Nhấp vào Kết thúc & Hợp nhất trong menu ruy-băng, rồi nhấp vào Gửi Tin nhắn Email .
Thêm dòng tiêu đề và nhấn OK để gửi.
Dễ dàng, phải không? Bây giờ hãy nói về những nhược điểm của việc gửi các chiến dịch email hàng loạt bằng Outlook.
Tại sao bạn không nên gửi email hàng loạt trong Outlook
Không giống như các dịch vụ tiếp thị qua email chuyên dụng, Outlook không được thiết kế để gửi hàng loạt email. Sử dụng nó cho mục đích này và bạn sẽ nhanh chóng thất vọng bởi các yếu tố sau:
- Giới hạn email hàng ngày : Giống như hầu hết các nhà cung cấp dịch vụ email (ESP), Outlook giới hạn số lượng email bạn có thể gửi mỗi ngày là 300.
- Thiếu các tính năng thiết kế email : Không có các mẫu email và tài nguyên mã hóa, thật khó để tạo các email có thương hiệu bắt mắt.
- Không xem trước email : Bạn không thể xem trước email để xem cách chúng được hiển thị trên các thiết bị và trình duyệt khác nhau trước khi gửi.
- Không có báo cáo hoặc phân tích : Nếu không có số liệu chi tiết, bạn sẽ không biết các chiến dịch email của mình đang hoạt động tốt như thế nào.
- Bị gắn cờ là thư rác : Các email hàng loạt được gửi từ Outlook, Gmail và Yahoo thường bị cả ESP và người nhận email gắn cờ là thư rác.
- Uy tín người gửi thấp hơn : Báo cáo thư rác ảnh hưởng đến uy tín người gửi của bạn, khiến bạn ít có khả năng đến được hộp thư đến của người nhận trong tương lai. (Điều này là để bảo vệ hộp thư đến của người dùng.)
- Địa chỉ người gửi không chuyên nghiệp : Gửi hàng loạt email từ một địa chỉ @outlook, cùng với nhiều báo cáo thư rác, có thể khiến địa chỉ IP máy chủ thư của bạn bị đưa vào danh sách đen khi gửi qua Outlook .
Tại sao bạn nên sử dụng phần mềm tiếp thị qua email để gửi email hàng loạt
Tiếp thị qua email vẫn là kênh tiếp thị có lợi nhuận cao nhất với ROI là 32 đô la cho mỗi 1 đô la chi tiêu .
Để tận dụng loại ROI đó, bạn cần đầu tư vào một dịch vụ tiếp thị qua email chuyên dụng như Sendinblue. Outlook một mình đơn giản là sẽ không cắt được.
Một dịch vụ email marketing chuyên biệt:
- Giúp thêm danh bạ và chọn danh sách gửi thư dễ dàng
- Cho phép bạn tạo các email có giao diện chuyên nghiệp với các yếu tố thiết kế và thương hiệu thú vị
- Cho phép bạn chèn sản phẩm, nhiều hình ảnh và nội dung động được cá nhân hóa như nội dung của một giỏ hàng bị bỏ rơi riêng lẻ
- Cung cấp cho bạn báo cáo hiệu suất email
- Cung cấp các cách để phát triển danh sách của bạn
- Bảo vệ danh tiếng người gửi
- Cho phép bạn tuân thủ GDPR
Để tìm dịch vụ tốt nhất cho bạn, hãy xem danh sách các dịch vụ tiếp thị qua email tốt nhất này .
Nếu bạn khăng khăng gửi email hàng loạt bằng Outlook, bạn sẽ gặp phải những hạn chế sau:
Những điều Outlook không thể làm
Tạo email trông chuyên nghiệp phù hợp với thương hiệu của bạn
Thật khó để thiết kế email từ đầu mà không có bất kỳ kỹ năng thiết kế đồ họa hoặc viết mã nào.
Một lợi thế của dịch vụ tiếp thị qua email là nó cung cấp cho bạn các công cụ để dễ dàng tạo email có giao diện đẹp và hiển thị chính xác trên cả máy tính để bàn và thiết bị di động.
Ví dụ, Sendinblue cung cấp cho bạn quyền truy cập vào thư viện các mẫu email cũng như công cụ thiết kế email kéo và thả.
Các email được thiết kế đẹp, sạch sẽ phản ánh thương hiệu của bạn sẽ thu hút sự chú ý của người đọc và tăng chuyển đổi.
Dưới đây là một ví dụ như vậy từ Daubner USA — một email đẹp mắt hoàn chỉnh với hình ảnh bắt mắt và các nút kêu gọi hành động, được tạo bằng trình tạo email dễ sử dụng của Sendinblue.
Tiết kiệm thời gian quản lý danh sách
Gửi bản tin email thông thường có thể gây rắc rối với Outlook. Hãy tưởng tượng việc thêm địa chỉ liên hệ của bạn theo cách thủ công mỗi khi bạn muốn gửi email hàng loạt!
Tải lên tệp CSV cũng không phải là cách lý tưởng. Bạn vẫn mất thời gian để cập nhật danh sách email của mình theo cách thủ công với những người đăng ký mới và những người hủy đăng ký.
Theo dõi các liên hệ email thật dễ dàng với Sendinblue. Những người hủy đăng ký sẽ tự động bị xóa khỏi danh sách trong khi các lượt chọn tham gia được thêm vào.
Bạn cũng có thể thiết lập quy trình công việc tự động hóa tiếp thị để di chuyển người liên hệ đến các danh sách nhất định sau khi họ đáp ứng các điều kiện cụ thể.
Tránh danh sách đen email
Sendinblue hoạt động để bảo vệ danh tiếng của người gửi để bạn không bị đưa vào danh sách đen.
Các tài khoản mới trải qua các quy trình xác thực nghiêm ngặt để đảm bảo tính bảo mật và khả năng gửi cho mọi người sử dụng địa chỉ IP được chia sẻ của Sendinblue.
Địa chỉ IP được chia sẻ là địa chỉ được chia sẻ bởi nhiều người dùng. Đó là một lựa chọn rẻ hơn cho các công ty gửi số lượng email thấp nhưng rủi ro là chỉ cần một người dùng sẽ ảnh hưởng đến uy tín của người gửi IP đối với mọi người.
Nhắn tin cho một danh sách lớn những người mà họ không biết
Cách duy nhất để gửi một email hàng loạt trong Outlook mà người nhận không nhìn thấy những người khác trong danh sách là thêm tất cả chúng vào phần Bcc. Bạn phải nhớ làm điều này mọi lúc, nếu không bạn có thể sẽ sơ suất giống như nhiều công ty trước đây và để lộ toàn bộ danh sách gửi thư của mình.
Cách dễ dàng hơn là sử dụng dịch vụ email chuyên dụng như Sendinblue, nơi mọi chiến dịch xuất hiện trong hộp thư đến của người nhận như thể chiến dịch đó chỉ dành cho họ. Không bị trượt, không phải làm thêm mỗi khi bạn muốn gửi email.
Loại bỏ căng thẳng ra khỏi GDPR
Lần đầu tiên điều hướng GDPR (luật của EU quy định cách thu thập và sử dụng dữ liệu cá nhân) có thể gây nhầm lẫn.
Nhưng điều quan trọng là phải bảo vệ mọi người khỏi bị spam bởi các email không mong muốn. Nếu bạn muốn tiếp cận các công dân EU, hãy đảm bảo rằng email và các hoạt động xây dựng danh sách của bạn là hợp pháp.
Sendinblue có các tính năng riêng tư và bảo mật dữ liệu tích hợp để đảm bảo dữ liệu của người đăng ký của bạn được thu thập và sử dụng một cách tôn trọng.
Tùy chọn hủy đăng ký được tự động bao gồm trong tất cả các email và bạn chỉ có thể gửi đến những người liên hệ chọn tham gia (những người đồng ý được liên hệ qua email).
Bạn có thể thu thập sự đồng ý này bằng các biểu mẫu đăng ký email có thể tùy chỉnh của Sendinblue. Để có được sự đồng ý này, Sendinblue cũng cho phép bạn tạo các biểu mẫu đăng ký email tùy chỉnh.
Đừng mạo hiểm gửi hàng loạt email trong Outlook, thay vào đó hãy thử Sendinblue
Tìm kiếm một giải pháp thay thế cho Outlook để gửi email hàng loạt?
Đăng ký, nhập danh bạ của bạn và gửi chiến dịch email hàng loạt đầu tiên của bạn chỉ trong vài phút.
