Tìm hiểu cách sử dụng Slack một cách hiệu quả với mười mẹo này về lệnh gạch chéo, tích hợp có giá trị, trình tạo quy trình làm việc, v.v.
Rất ít thương hiệu, như Google, đã trở thành những từ phổ biến trong ngôn ngữ hàng ngày của chúng ta. Slack là một trong số ít người khác đã được trao vinh dự này. Trong khi một đồng đội google các mẹo để tìm ra một khó khăn, thì một đồng đội khác lại nói thẳng rằng giải pháp đang được theo đuổi.
Đối với nhiều người, Slack đã vượt qua email để trở thành phương tiện liên lạc thống trị. Và giống như một số người vật lộn với hộp thư email không thể quản lý được, nhiều người khác đang cố gắng chế ngự Slack của họ.
Vì vậy, đây là 12 mẹo hữu ích để tận dụng tối đa Slack và tận dụng nó để nâng cao những gì bạn làm trên phần còn lại của bộ chương trình.
1. Đặt lời nhắc cho các nhiệm vụ quan trọng trong kênh hoặc tin nhắn trực tiếp
Bạn có thể đã sử dụng hoặc nghe nói về lời nhắc Slack. Để nhắc nhở ai đó khi bạn đang đi nghỉ hoặc đơn giản là để bạn không quên thực hiện việc tối ưu hóa đó, hãy lên lịch nhắc nhở để luôn cập nhật các nhiệm vụ quan trọng.
Sử dụng lệnh gạch chéo để thiết lập lời nhắc trong các kênh hoặc tin nhắn trực tiếp.
Lưu ý của biên tập viên: Có ba loại lệnh gạch chéo: lệnh do Slack tạo, lệnh do ứng dụng bên thứ ba tạo và lệnh do tổ chức của bạn tùy chỉnh. Bạn có thể tìm hiểu thêm về cách sử dụng lệnh slash cho Slack trong bài viết này .
2. Tạo thông báo từ khóa để cập nhật cụ thể
Bạn cảm thấy choáng ngợp trước tất cả các thông báo từ vô số kênh quan trọng nhưng lại quá tốn thời gian để theo dõi? Bạn có thể tắt tiếng các kênh trong khi thiết lập thông báo từ khóa, do đó, bạn chỉ được cảnh báo khi các cụm từ cụ thể xuất hiện.
Mở phần Thông báo trong tùy chọn Slack của bạn và chọn phần “Từ khóa của tôi” để thiết lập danh sách của bạn. Khi các dự án mới xuất hiện và những dự án khác đã hoàn thành, hãy tinh chỉnh danh sách từ khóa của bạn để chỉ theo dõi những cập nhật thích hợp nhất.
3. Lên lịch cuộc họp mà không rời khỏi Slack
Phải chuyển đổi giữa các chương trình hoặc ứng dụng có lẽ là nguyên nhân gây lãng phí thời gian lớn nhất. Lên lịch các cuộc họp được cho là một trong những nhiệm vụ hàng ngày phổ biến nhất. Tin tốt: bạn có thể làm điều đó mà không cần rời khỏi Slack và bắt đầu có những ngày bớt điên cuồng hơn.
Trước tiên, bạn phải tải xuống Google Slack Calendar hoặc ứng dụng Outlook Slack Calendar. Sau đó, khi trò chuyện với một số liên lạc, hãy nhấp vào biểu tượng tia chớp cho menu có tùy chọn lên lịch cuộc họp.
4. Giữ những người và kênh chủ chốt ở vị trí hàng đầu
Để tránh cuộn và tìm kiếm các liên hệ chính, hãy sử dụng tính năng dấu sao để khóa một người hoặc kênh để họ luôn xuất hiện ở trên cùng. Sau đó, danh mục được gắn dấu sao sẽ xuất hiện trong bảng điều hướng bên trái của bạn, để giúp ưu tiên các địa chỉ liên hệ hoặc kênh mà bạn không bao giờ muốn bỏ lỡ.
5. Tích hợp email của bạn với Slack
Việc thảo luận điều gì đó với tư cách nhóm thông qua Slack thường dễ dàng hơn là qua email, đặc biệt nếu có nhiều người nhận tham gia. Slack có thể trợ giúp ở đây bằng cách tận dụng khả năng nhận email đến của Slack.
Thiết lập địa chỉ email mà Slack có thể sử dụng làm người nhận. Sau đó, chuyển tiếp thư tự động hoặc thủ công đến địa chỉ này. Sau đó, bạn (hoặc người nhận kênh Slack nếu bạn đang sử dụng một kênh) sẽ nhận được email trong kênh và tất cả có thể đồng ý dễ dàng hơn.
6. Sắp xếp các kênh chậm thành các phần để duyệt nhanh
Một thủ thuật tổ chức khác là kết hợp các kênh thành các nhóm. Một số phương pháp nhóm phổ biến là tổ chức các kênh theo nhóm, chủ đề dự án hoặc khung thời gian có thể phân phối.
Vì các phần có thể chỉnh sửa được nên bạn có thể chuyển kênh từ nhóm này sang nhóm khác giống như bạn gửi email từ thư mục này sang thư mục khác.
Với các kênh được nhóm thành các phần, khi đó bạn có thể thu nhỏ tất cả trừ phần quan trọng nhất để tập trung sự chú ý của bạn vào các cuộc hội thoại quan trọng nhất.
7. Gửi tin nhắn trực tiếp từ bất kỳ hộp văn bản nào với /msg
Sẽ thật tuyệt nếu không phải tìm kiếm một số liên lạc để nhắn tin cho họ phải không? Điều đó thực sự có thể. Gửi tin nhắn cho bất kỳ ai từ bất kỳ hộp văn bản nào bằng lệnh /msg.
8. Tận dụng Trình tạo quy trình làm việc để hợp lý hóa các yêu cầu thường xuyên
Nếu bạn thấy mình thường xuyên được hỏi cùng một nhóm câu hỏi, hãy sử dụng trình tạo quy trình làm việc của Slack để tạo các biểu mẫu tiếp nhận.
Điều này sẽ không chỉ giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách nhận được tất cả thông tin bạn cần trong một lần mà còn giúp bên hỏi hiểu những gì bạn cần để giúp họ. Không còn phải quay đi quay lại để thu thập những thông tin rời rạc. Nhận tất cả trong một lần và lặp lại điều đó cho bất kỳ ai khác thắc mắc.
9. Sử dụng Slack với công cụ quản lý dự án Manage của bạn
Mặc dù tất cả các công cụ quản lý dự án đều có mục đích tốt, nhưng chúng đi kèm với thách thức là cần phải quản lý chúng ngoài việc quản lý dự án mà chúng được cho là hợp lý hóa. Đôi khi, có vẻ như việc quản lý công cụ quản lý dự án cũng tốn nhiều công sức như chính dự án.
Slack cũng có thể giảm bớt nhu cầu làm việc trên hai nền tảng riêng biệt bằng cách cho phép thông báo từ các công cụ quản lý dự án.
Hầu hết trong số họ – như Asana, Trello hoặc Monday.com – có tích hợp với Slack hỗ trợ các thông báo trùng lặp, nhờ đó các cảnh báo chuyển đến Slack trên đầu hiển thị trong giao diện riêng của nhà cung cấp dịch vụ quản lý dự án.
10. Nhận thông tin cập nhật qua liên kết nguồn cấp dữ liệu RSS
Trong những trường hợp hiếm hoi, bạn có thể thực sự muốn có nhiều bản cập nhật Slack hơn. Khi nhà cung cấp ra mắt dịch vụ mới, khách hàng sẽ đưa ra thông báo quan trọng hoặc xung quanh các sự kiện lớn như Super Bowl hoặc bầu cử. Bạn có thể thấy mình cần tất cả các bản cập nhật mà bạn có thể thu thập được.
Nguồn cấp dữ liệu RSS là một trợ giúp lớn trong những trường hợp này. Điều tuyệt vời hơn nữa là nguồn cấp dữ liệu RSS được kết nối trực tiếp với Slack của bạn, nơi bạn có thể chuyển tiếp chúng một cách liền mạch cho đồng nghiệp hoặc lưu chúng để tham khảo. Không phải tất cả các nguồn cấp RSS đều có thể hoạt động với Slack, nhưng chúng có thể trỏ đến những nguồn làm được .
Kết luận
Tiếp cận năm 2023 và cuộc gặp gỡ Slack tiếp theo của bạn với sự lạc quan. Đừng bao giờ quên tưới cây, bỏ lỡ cuộc gọi thu nhập của khách hàng và giảm quy mô thông báo cho những thông báo thực sự quan trọng với các từ khóa ưu tiên hàng đầu.
