Chữ ký email là gì? Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp nhất cần nên biết

Một điểm nhấn trong việc quảng bá thương hiệu đối với khách hàng của mình mà các doanh nghiệp hay các cá nhân sử dụng nhiều đó là tạo chữ ký email. Vậy loại chữ ký này có vai trò như thế nào? Cách tạo chữ ký ra sao? Tất cả các thông tin này sẽ được giải đáp chi tiết qua bài viết dưới đây, mời bạn đọc quan tâm tham khảo tìm hiểu.

Chữ ký email là gì?

Chữ ký email là gì thì bạn phải hiểu rõ được bản chất của nó ra sao. Đây được hiểu như là một tấm danh thiếp của người gửi email đính kèm ở phần cuối cùng của mỗi bức thư gửi đi. Trên chữ ký cung cấp đầy đủ các thông tin cơ bản cần thiết của một doanh nghiệp hay một cá nhân gửi nào đó.

Chữ ký email là gì?
Chữ ký email là gì?

Loại chữ ký này được trình bày rất đa dạng và chủ yếu theo nhu cầu của người sử dụng. Chúng có thể trình bày dưới dạng một văn bản hãy là thể hiện ở dạng hình ảnh. Bạn chỉ cần chọn lựa mẫu chữ ký của mình thích để có thể giới thiệu chi tiết thông tin cơ bản cho người nhận thư được biết rõ.

Vai trò của chữ ký email quan trọng như thế nào?

Chữ ký email có vai trò rất quan trọng mà không phải như nhiều người nghĩ là tạo ra để cho có. Đây là một công cụ hữu ích đối với hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp hay một cá nhân nào đó. Cụ thể hơn nó có lợi ích rất quan trọng trong chiến dịch marketing giúp cho người nhận email có thể nhận diện được thương hiệu. Hoặc đơn giản hơn đó là giúp dễ dàng liên lạc đúng người khi khách hàng có nhu cầu.

Vai trò của chữ ký email quan trọng như thế nào?
Vai trò của chữ ký email quan trọng như thế nào?

Một số vai trò quan trọng khi dùng chữ ký trong gửi email có thể kể đến như sau:

  • Chữ ký giống như một tấm danh thiếp sẽ cho phép người gửi có thể quảng bán thương hiệu cá nhân của mình hoặc công ty của mình đến người nhận email.
  • Giúp tạo ấn tượng đối với người nhận về cá nhân hoặc thương hiệu công ty giữa hàng chục, hàng trăm email mà người nhận nhận được.
  • Sẽ giúp người nhận dễ dàng có được thông tin liên lạc của người gửi khi họ có nhu cầu sử dụng về sản phẩm hoặc dịch vụ.
  • Cho phép người gửi thêm vào lời mời đặt hàng hoặc truy cập website cũng như nhiều vấn đề khác. Ở đây nó sẽ có vai trò như một quảng cáo ấn tượng thu hút khách hàng, rất tiện ích.
  • Nếu như tất cả các nhân viên trong công ty đều sử dụng một mẫu chữ ký sẽ giúp làm tăng thêm giá trị nhận diện thương hiệu.

Những yếu tố cơ bản của chữ ký email cần thiết nhất

Yếu tố để có thể đánh giá một chữ ký email chất lượng tốt thì nó phải đáp ứng tốt được hai nhiệm vụ. Thứ nhất là tạo được sự thu hút chú ý của người đọc và thứ hai là truyền đạt thông tin của bạn đến họ. Muốn làm tốt cả hai điều  này thì khi tạo chữ ký trong email bạn phải đảm bảo có các yếu tố cơ bản cần thiết như sau:

  • Họ và tên, tên công ty hoặc chức vụ của người gửi.
  • Các thông tin liên hệ cơ bản bao gồm như: Email, số điện thoại, link website,…
  • Link mạng xã hội: Thêm vào đó biểu tượng có gắn đường link mạng xã hội mà doanh nghiệp sở hữu như: facebook, skype, zalo,… Với những yếu tố này sẽ rất có thể khách hàng tìm đến bạn trên những kênh này.
  • Hình ảnh: Cái này có thể có hoặc không cần cùng được, tuy nhiên việc có thêm hình ảnh của mình trong chữ ký sẽ tạo ấn tượng tốt với các đối tác và khách hàng của mình.
  • Logo: Việc đính kèm logo cũng không bắt buộc nhưng sẽ giúp khách hàng nhận ra và ghi nhớ bạn dễ dàng hơn.
Những yếu tố cơ bản của chữ ký email
Những yếu tố cơ bản của chữ ký email

Cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp cần nên biết

Vì sao nên tạo chữ ký trong email ư? Đây là một việc rất quan trọng để tạo điểm nhấn phong cách riêng của bạn. Dưới đây là một số cách tạo chữ ký email chuyên nghiệp phổ biến nhất hiện nay là outlook, gmail, HTMLSIG và Hubspot. Chi tiết:

Tạo chữ ký trên outlook

Tạo chữ ký trên outlook cũng được mọi người lựa chọn nhiều, cách làm cụ thể như sau:

  • Bước 1: Mở outlook.com, nhấp click vào mục “New Email” để tạo email mới.
  • Bước 2: Chọn mục “Signature” trong danh sách menu “Message”.
  • Bước 3: Trên màn hình xuất hiện bảng hiển thị thông báo, ấn vào nút “New…” để tạo chữ ký mới.
  • Bước 4: Bạn điền tên cho chữ ký của mình và nhấn chọn vào “Ok”.
  • Bước 5: Điền các thông tin muốn hiển thị trong chữ ký vào khung “Edit signature” bên dưới. Ở đây bạn có thể tùy chỉnh màu sắc, font, kích thước chữ và thêm hình ảnh/logo đại diện vào theo ý mình. Sau đó thì nhấn nút “Ok” để hoàn tất.
Hướng dẫn tạo chữ ký trên outlook
Hướng dẫn tạo chữ ký trên outlook

Tạo chữ ký trên Gmail

Việc tạo chữ ký trên gmail cũng rất đơn giản với các bước thực hiện cụ thể như sau:

  • Bước 1: Đăng nhập vào tài khoản gmail, nhấn chọn biểu tượng răng cưa ở góc phải màn hình và chọn “Settings”.
Tạo chữ ký trên Gmail
Tạo chữ ký trên Gmail
  • Bước 2: Trong giao diện cài đặt chung tìm mục Signature (chữ ký) và đánh dấu vào ô bên dưới của No Signature. Tiếp đến nhập nội dung chữ ký mà bạn muốn tạo vào khung văn bản soạn thảo.
tao chu ky email
Hướng dẫn tạo chữ ký Email
  • Bước 3: Tạo chữ ký xong nhấn vào nút “Save changes” để lưu thay đổi vừa thiết lập. Bạn chỉ cần mở khung soạn thảo email mới là sẽ thấy mẫu chữ ký vừa tạo ở bên dưới cuối thư.
Hoàn thành tạo chữ ký trên Gmail đơn giản
Hoàn thành tạo chữ ký trên Gmail đơn giản

Tạo chữ ký trên HTMLSIG

Để tạo được chữ ký email trên HTMLSIG bạn hãy làm theo các bước hướng dẫn cụ thể như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào HTMLSIG tại địa chỉ website https://htmlsig.com/. Ở đây sẽ có 2 sự lựa chọn cho bạn là tạo chữ ký miễn phí và có phí, tùy vào nhu cầu bạn có thể chọn 1 trong 2.
  • Bước 2: Điền các thông tin theo yêu cầu vào các mục tương ứng là Main, Social, Disclaimer, Banner,…
  • Bước 3: Nhấn chọn vào “Create Signature” để hoàn tất việc tạo chữ ký.
Tạo chữ ký trên HTMLSIG
Tạo chữ ký trên HTMLSIG

Tạo chữ ký trên Hubspot

Trên Hubspot việc tạo chữ ký cũng khá là đơn giản với các bước làm thực hiện như sau:

  • Bước 1: Truy cập vào link https://www.hubspot.com/email-signature-generator.
  • Bước 2: Giao diện màn hình trang chủ xuất hiện, bạn có thể chọn mẫu chữ ký và điền thông tin theo mẫu đăng ký.
  • Bước 3: Điền thông tin theo yêu cầu, chỉnh sửa style, upload tải ảnh lên và kèm theo phong cách chữ ký email mà bạn muốn.
  • Bước 4: Nhấn vào “Create Signature” để tạo chữ ký.

Tạo chữ ký Email chuyên nghiệp ở đâu tốt?

Ngoài các công cụ chính như gmail hay outlook thì bạn cũng có thể sử dụng các công cụ khác hỗ trợ bên ngoài. Những công cụ này sẽ giúp thiết kế chữ ký cho bạn đẹp mắt hơn. Thông thường các phần mềm này sẽ miễn phí nhưng có nhiều chức năng bị giới hạn, còn đối với các phiên bản cao cấp hơn thì bạn sẽ phải trả phí để sử dụng.

Bạn có thể sử dụng một vài trình tự động tạo chữ ký email thông dụng nhất hiện nay như:

  • com: Ứng dụng này cho phép tùy chỉnh từng phần trong chữ ký với hơn 200 mẫu khác nhau.
  • Mail-signatures.com: Là phần mềm tập hợp đa dạng các mẫu chữ ký chuyên nghiệp, ấn tượng. Qua đó bạn có thể dễ dàng lựa chọn một mẫu chữ ký phù hợp đối với mình.
  • net: Có giao diện đơn giản, dễ sử dụng với nhiều tùy chỉnh khác nhau và còn được hướng dẫn tạo chữ ký email sao cho nổi bật và chuyên nghiệp.

Top 5 mẫu chữ ký email chuyên nghiệp hữu ích cho bạn

Bạn có thể tham khảo các mẫu chữ ký email sau đây để lựa chọn cho mình một mẫu phù hợp nhất đối với mình. Cụ thể:

Mẫu chữ ký số 1:

chữ ký email
Mẫu chữ ký 1

Mẫu chữ ký số 2:

chữ ký email
Mẫu chữ ký 2

Mẫu chữ ký số 3:

chữ ký email
Mẫu chữ ký 3

Mẫu chữ ký số 4:

chữ ký email
Mẫu chữ ký 4

Mẫu chữ ký số 5:

chữ ký email
Mẫu chữ ký 5

Những câu hỏi thường gặp về chữ ký email

Mục đích của việc sử dụng chữ ký email là gì?

Chữ ký email chuyên nghiệp là cơ hội hoàn hảo để xây dựng thương hiệu cho mọi thông điệp bạn muốn gửi đi. Nó thiết lập và củng cố bạn là ai với vai trò gì trong một công ty . Bằng cách tạo chữ ký email gắn kết cho từng nhân viên trong nhóm của bạn, sẽ tạo ra sự chuyên nghiệp trong mỗi email được gửi đi.

banner web hosting

Chữ ký email có cần thiết trong mỗi email không?

Chữ ký email sẽ luôn được coi là bắt buộc để giao tiếp hiệu quả.
Bất chấp sự phát triển của truyền thông xã hội, nó vẫn là một công cụ mạnh mẽ để thiết lập bản sắc doanh nghiệp và tiếp thị thương hiệu của bạn cho nhiều bên liên quan khác nhau.

Lời kết

Hy vọng với những thông tin tổng hợp chi tiết ở trên đã giúp bạn đọc có thể hiểu rõ hơn về chữ ký email và cách tạo chữ ký như thế nào. Đây sẽ là những thông tin cơ bản để giúp bạn có thể từng bước quảng bá thương hiệu cá nhân, tổ chức của mình một cách hữu hiệu nhất nên áp dụng.

Đánh giá bài viết